Règlement intérieur

Ce document constitue le règlement intérieur du centre de coworking et de bureaux flexibles rue Paul Tavernier à Fontainebleau qui est susceptible d’être modifié à tout moment. Il régit la relation entre la société COALYO et le Client relativement à l’utilisation du Centres d’affaires.

Les locaux

Accès au centre. Les clients titulaires d’un contrat « Bureaux privatifs » ou « Espaces privatifs » ont un accès à leur Centre 24h/24 et 7j/7 (sauf si des restrictions locales s’appliquent). Les clients titulaires d’un contrat « Espaces non privatifs » ont accès au Centre de 8h à 18h les jours ouvrés (sauf si des restrictions locales s’appliquent). Les autres clients ont accès au Centre pendant les horaires d’ouverture et les jours ouvrés, généralement en semaine de 9h à 17h30, sauf arrangement écrit avec le responsable du centre. Veuillez consulter votre centre pour connaitre ses horaires d’ouverture. Nous pourrons fournir des salles de réunion et bureaux privés sous réserve de disponibilité et sur réservation uniquement. Nous pourrons également fournir un support administratif (sous réserve de disponibilité et de planification avec les équipes). L’utilisation de ces différents services fera l’objet d’une facturation complémentaire.
Au moment de l’emménagement. Nous vous demanderons de signer un inventaire quantitatif et qualitatif (état général) du bureau, des meubles et de l’équipement que vous serez autorisés à utiliser. Il sera mentionné également le détail des clés ou/et des cartes d’entrée qui vous seront fournies.
Vous ne pouvez pas mettre en place d’affichage sur les portes de votre bureau ou à tout endroit visible de l’extérieur des bureaux sans l’autorisation écrite de l’équipe du centre. Nous nous réservons le droit de facturer des frais pour toute installation de signalisation et de donner les règles de conception afin de s’assurer qu’elles demeurent conformes à l’architecture du centre.
Soin apporté aux biens du prestataire. Vous devrez prendre soin de toutes les parties du centre d’affaires, de son équipement, aménagements et meubles utilisés que vous utilisez. Vous veillerez à ne pas altérer une quelconque partie de ces derniers.
Clés et sécurité. Toutes clés, cartes et badges d’entrée que nous vous permettons d’utiliser restera à tout moment notre propriété. Vous ne pouvez pas en faire de copies et/ou permettre à quiconque de les utiliser sans notre consentement. Toute perte doit nous être immédiatement signalée et vous devrez payer des frais relatifs au remplacement des clés/cartes/badges d’accès ainsi qu’au remplacement des serrures en cas de besoin. Les systèmes d’accès à l’immeuble et aux bureaux est limité au nombre de postes de travail occupés. Des accès supplémentaires peuvent être achetés pour des frais d’activation unique. En fonction des centres, toute personne recevant un système d’accès doit se conforter à la procédure de contrôle et présenter une ou plusieurs pièces d’identité avec photo. Cette règle est nécessaire afin de garantir la sécurité et la sureté du centre d’affaires. Si vous êtes autorisé à utiliser le centre d’affaires en dehors des heures normales de travail, il est de votre responsabilité, à votre départ, de fermer à clé les portes de vos bureaux ainsi que celles du centre d’affaires. Ceci afin de garantir la sécurité des occupants et des locaux du centre d’affaires.
Preuve de l’adresse du siège social du Client et de l’identité de son/ses représentant(s) légal/légaux. Au jour de la signature du Contrat, le Client doit fournir à COALYO une copie de la pièce d’identité de son ou ses dirigeant(s) et une copie signée / certifiée conforme de ses Statuts. Dans le mois de la signature du Contrat, et ensuite chaque année au moins ou sur demande à COALYO, le Client doit fournir à COALYO un document officiel justifiant de l’adresse de son siège social au moyen d’un Extrait K-bis ou tout autre document applicable (de moins de 3 mois). Le manquement à cette obligation donnera le droit à COALYO de résilier le Contrat aux torts exclusifs du Client.

Utilisation du centre d’affaires

Vous ne devrez pas laisser ouvertes les portes des couloirs, les portes de sortie ou les portes palières pendant ou après les heures d’ouverture des bureaux. Tous les couloirs, halls, ascenseurs et escaliers ne devront pas être obstrués par le Client ou utilisés à d’autres fins que d’entrée et de sortie. Le Client pourra uniquement utiliser les parties communes avec l’accord à COALYO, lesdites parties communes devant être conservées dans un état propre et accueillant à tout moment.
Nom et adresse du Client. A la demande et aux frais du Client, COALYO pourra inclure et mettre en avant le nom du Client à l’aide de la signalétique du centre d’affaires, au sein duquel les bureaux concernés sont disponibles. Le Client ne devra pas utiliser le nom à COALYO de quelque manière que ce soit dans le cadre de son activité.
Vous, vos invités et vos employés devez adopter une conduite professionnelle appropriée à la fois à l’intérieur de votre (vos) bureau(x) et dans l’ensemble du centre ; une tenue vestimentaire correcte sera portée à tout moment ; le niveau sonore sera maintenu à un niveau qui n’affectera pas ou ne dérangera pas les autres clients et le Client respectera les directives édictées par COALYO concernant les règles de sécurité, les clés, le stationnement et toutes autres sujets communs à tous les occupants.
Vous vous engagez à maintenir vos espaces privatifs en bon état durant toute la durée de votre contrat, en particulier votre bureau devra être maintenu propre (par exemple exempt de déchets et de stockage de nourriture), afin de ne pas attirer de parasites ou insectes. Vous vous engagez à ce que votre espace soit exempt d’articles non liés à l’utilisation générale d’un bureau, y compris sans que cela soit limitatif, des articles de type déchets médicaux, aiguilles, fluides corporels et autres.
Vous ne pouvez, sans notre consentement écrit préalable, stocker ou utiliser dans les bureaux ou dans l’enceinte du centre d’affaires les équipements suivants : ordinateur (à l’exception d’un ordinateur personnel) ou autre appareil commercial, équipement de reproduction, équipement de chauffage, cuisinière, radio, équipement stéréo, caméra ou système de vidéo-surveillance, ni alarme de sécurité ou équipement d’amplification mécanique, distributeur automatique à pièces ou jetons, réfrigérateur, bouilloire ou cafetière. De plus, vous ne devez pas exercer d’activité mécanique dans le centre d’affaires, ne devez pas y cuisiner, ni utiliser ou permettre que soient utilisés dans le bâtiment, des combustibles à base de pétrole, d’essence, de kérosène pour le chauffage ou l’éclairage. Vous ne devez pas stationner tout vélo/ trottinette électrique ou similaire. Aucun élément jugé dangereux, explosif ou inflammable ne doit être apporté dans le centre d’affaires. Aucun gaz, odeur ou liquide dangereux ne sera permis. Aucune arme à feu ne sera permise. Le centre d’affaires est destiné à n’être utilisé que comme bureau.
Le courant électrique sera utilisé uniquement pour l’éclairage ordinaire, pour l’alimentation électrique des ordinateurs personnels et des petits appareils, sauf accord préalable écrit de COALYO sur la base d’un prix fixé d’un commun accord. Si le Client a besoin d’une installation spécifique en termes de câblage électrique, téléphonique ou informatique, celui-ci sera effectué aux frais du Client par le personnel et/ou entreprises désignés par COALYO.
Vous ne pourrez pas exercer votre activité dans les couloirs, dans le hall de réception ou dans tout autre espace commun du bâtiment, à l’exception de votre bureau privé sans l’accord préalable écrit de COALYO.
Vous ne pourrez introduire d’animaux dans le bâtiment, autre que des animaux d’assistance. Ceux-ci sont autorisés à condition qu’ils soient strictement contrôlés, qu’ils ne deviennent pas une nuisance pour les autres occupants et qu’ils ne dégradent pas de quelque façon que ce soit les espaces du centre.
En réservant un bureau à la journée, vous devez sélectionner le nombre correct d’occupants. Cela garantira que le bureau mis à disposition soit adapté au nombre d’occupants et que la facturation soit conforme. Tous les utilisateurs du bureau à la journée, déclarés au moment de la réservation auront accès et pourront utiliser le service internet gratuitement. Le Client ayant émis la réservation devra fournir à ses invités la référence de la réservation afin pour eux d’accéder au service internet.
Vous ne pouvez pas utiliser notre centre d’affaires pour la fabrication et/ou l’entreposage de marchandises sauf si un tel entreposage n’est que la résultante d’une d’activité principale de bureau. Vous n’occuperez pas une quelconque partie du centre d’affaires pour la fabrication, la vente, la promotion ou l’utilisation d’alcool, de drogues ou de tabac, sous quelque forme que ce soit. De même, vous veillerez à éviter qu’une quelconque partie du centre d’affaires ne soit occupée ou utilisée à cet effet.
Aucune serrure ou verrou supplémentaire de quelle que sorte que ce soit ne devra être placé par le Client sur les portes et/ou fenêtres du Centre d’affaires de COALYO. Aucune modification ne sera apportée aux serrures ou mécanismes existants.
Vous ne pouvez pas solliciter d’autres clients à des fins commerciales ou à d’autres fins que par l’intermédiaire de canaux approuvés par le centre (exemples : au travers des panneaux d’affichage internes et des évènements networking organisés au sein du centre).
Tous les biens appartenant au Client ou à l’un de ses employés, représentants ou invités seront sous la seule responsabilité de ces personnes et de COALYO ne pourra pas être tenu responsable des dommages ou vol de ces biens.
Il est interdit de fumer ou vapoter dans toutes les parties communes, y compris les salles de réunion et de formation. Il est interdit de fumer à quelque moment que ce soit dans tout lieu du centre d’affaires de COALYO (y compris notamment dans les open-spaces).
Afin d’assurer à tous les utilisateurs du Centre un environnement de travail sécurisé, le Client, ses employés et ses visiteurs doivent respecter les règles d’hygiène et de sécurité érigées par COALYO, par la Loi ou toutes autres règles s’y rapportant applicable au centre. Si COALYO constate que le nombre de visiteurs dépasse la capacité d’accueil du bureau, il pourra être amené à demander au Client de réserver une salle de réunion à un tarif préférentiel.
Le Client ne doit pas laisser l’usage de l’espace commun au bénéfice de visiteur non membre/client. Il ne doit pas davantage utiliser cet espace commun pour ses réunions. Une réservation de bureau à la journée ou de salle de réunion doit être effectuée pour ces besoins particuliers.
Nos employés et nos clients ont le droit de travailler dans un environnement exempt de tout comportement menaçant ou abusif. Nous nous réservons le droit de résilier votre contrat en cas d’un tel comportement envers notre personnel ou nos clients.
Armes. Aucune arme dissimulée ou non ne sera autorisée. Aucun membre de la communauté ou de l’équipe commerciale n’a la capacité de déroger à cette disposition, ni de vous autoriser à apporter ou détenir des armes dans les locaux. S’il s’avérait que vous ne respectiez pas cette règle, votre accord serait immédiatement résilié sans la moindre tolérance.
Vous pouvez utiliser votre bureau privé pour un travail « hybride ».
Le Travail « Hybride » est défini comme le fait d’avoir plus d’utilisateurs ayant accès à votre bureau que le maximum d’occupants autorisés. La gestion des personnes accédant à votre bureau relève de votre responsabilité et doit être gérée via votre compte en ligne. A aucun moment le nombre de personnes travaillant dans votre bureau ne pourra dépasser le nombre maximum d’occupants autorisés. Des frais supplémentaires « hybrides » seront facturés pour chaque individu au-dessus du nombre maximum d’occupants autorisés. Ce supplément hybride est de 99 € par occupant et par mois.

Services & obligations

Bureau équipé. Vous ne pouvez rien fixer aux fenêtres, aux murs ou autres parties du bureau ou du Centre d’affaires ou faire des modifications ou ajouts dans les bureaux ou dans les autres zones du Centre d’affaires sans notre autorisation écrite préalable. Vos bureaux et espaces privatifs seront utilisés de manière professionnelle à tout moment, par vous, vos employés ainsi que vos invités et sans comportement qui pourrait être considéré comme une violation substantielle du contrat, y compris mais sans s’y limiter, le sommeil, une conduite indécente ou inappropriée, une utilisation insalubre des espaces mis à disposition.
Services de Bureau. Nous sommes disposés à convenir d’arrangements spécifiques pour l’utilisation des locaux en dehors des heures normales d’ouverture de nos bureaux ou en dehors des jours de travail habituels du centre d’affaires. Ces arrangements spécifiques seront susceptibles de donner lieu à une facturation supplémentaire qui pourra être fixée au moment de votre demande pour l’obtention de ces services complémentaires.
Tous les services à la carte additionnels sont soumis à la disponibilité du personnel du Centre d’affaires de COALYO concerné au moment de la demande de service. COALYO fera en sorte de fournir les services demandés par le Client dans les meilleurs délais, mais ne pourra être tenu responsable en cas de retard dans la fourniture desdits services.
Si nous estimons que les services à la carte additionnels demandés sont excessifs, nous nous réservons le droit de facturer des frais supplémentaires aux taux en vigueur affichés sur la base du temps consacrée à la fourniture des services. Nous négocierons lesdits frais supplémentaires lors de votre demande de ces services.
Les services à la carte additionnels fournis par l’équipe du Centre sont disponibles pendant les heures normales d’ouverture du Centre d’affaires. L’utilisation de l’Internet ainsi que des lignes téléphoniques est possible en dehors des horaires d’ouverture du Centre d’affaires ainsi que les weekends. Lorsque vous disposez d’une ligne téléphonique active, si nous/vous tranférons/ez votre contrat vers une autre adresse ou nous suspendons pour défaut de paiement votre contrat, le numéro de téléphone associé ne sera plus disponible et un nouveau numéro devra être attribué.
Politique de réception du courrier. Pour les clients bénéficiant de la gestion du courrier, nous n’accepterons aucun pli ou colis excédant 4,5 kg ou 46 cm ou 1m3. Tout colis de poids ou de taille supérieure sera accepté sous réserve d’un accord préalable avec le responsable du centre. Nous stockerons tout colis reçu jusqu’au vendredi suivant, puis le colis sera réexpédié et nous facturerons les frais d’expédition et des frais unitaires de traitement d’envoi des colis.
Pour les clients Bureaux, nous n’accepterons les colis de taille ou de poids supérieur à ce qui est décrit ci-dessus que dans l’hypothèse ou un utilisateur du bureau a la capacité de l’acheminer lui-même vers son bureau depuis le point de livraison, le jour même de la réception du colis et pendant les horaires d’ouverture du centre, nous ne sommes pas en capacité de sécuriser dans un espace de stockage des colis de volumes supérieurs.
Pour tous les clients, nous sommes habilités à gérer le retour à l’envoyeur de tout colis contenant des produits dangereux ou périssables, ou bien de les refuser si la quantité nous semble irraisonnable, voir ne respectant pas la loi. Nous ne garantissons, ni n’assumons la responsabilité d’aucun des services ci-contre. Nous facturerons des frais de « collecte et stockage » à tous les clients qui souhaitent récupérer leur courrier dans le Centre. Ces frais seront appliqués uniformément, quel que soit le volume de courrier reçu. En outre, nous facturerons des frais administratifs supplémentaires si nous estimons que le volume de courrier et/ou colis traité par notre équipe en votre nom est excessif. Ces frais se justifient par les couts supplémentaires liés au stockage et à la gestion d’une quantité de courriers/colis dépassant l’utilisation raisonnable.
Pour les clients qui ne souscrivent ni au service de « collecte et stockage » ni au service de réexpédition du courrier, leur courrier sera acheminé le jour même de sa réception par le centre. Des frais uniques seront appliqués à chaque transaction.
Nous ne serions être tenus responsable en cas de dégradation des produits en transit ou livrés.
Pour des raisons de sécurité, certains sites sont équipés de vidéo-surveillance ; un affichage approprié vous informera de la présence de caméras.
Pour certains services fournis, la loi impose la transmission de plusieurs documents d’identification de votre société et/ou de son représentant légal. Lorsque cela est requis, nous ne pourrons démarrer les services contractés qu’à réception de ces documents légaux.
Harcèlement. Il vous est interdit, ainsi qu’à vos dirigeants, administrateurs, employés, actionnaires, partenaires, agents, représentants, sous-traitants, clients ou invités, de participer à tout type de comportement harcelant, discriminatoire, ou abusif envers les membres de notre équipe, d’autres clients ou invités, verbaux ou physiques dans le centre d’affaire pour quelque raison que ce soit. Nous avons une « tolérance zéro » envers tout harcèlement et/ou violence au travail.
Toute violation de cette règle est une violation majeure de votre contrat, et votre contrat peut être résilié immédiatement ainsi que vos services suspendus sans préavis. Nous vous rappelons qu’en toute hypothèse, l’arrêt de nos services dans ces conditions ne mettra pas fin à vos obligations contractuelles et que, conformément aux Conditions Générales de notre Contrat, les services additionnels utilisés ainsi que les redevances mensuelles de bureau / domiciliation jusqu’à l’échéance de notre contrat restent dus.
Utilisation raisonnable. Lorsque des services illimités (par exemple : appels téléphoniques, impressions, numérisations, etc…) sont inclus dans un forfait de service, ceux-ci sont soumis à une utilisation raisonnable telle que définie par nous. Nous nous réservons le droit de limiter ou suspendre l’utilisation du dit forfait, sans préavis, si nous estimons que son usage est abusif.
Stationnement au parking. Vous et vos invités et employés, acceptez de suivre et de vous conformer aux règles de stationnement que nous avons établies en ce qui concerne l’utilisation du parking. Une copie du règlement est à votre disposition sur demande.
Litiges. Si vous contestez un montant d’une facture, vous devez nous en aviser par écrit dans les plus brefs délais. Vous devrez alors nous apporter la preuve que le montant contesté a été facture par erreur et si tel est le cas, nous le corrigerons avec l’émission d’un avoir, néanmoins la facture en question sera immédiatement exigible. Sans justificatifs de votre part démontrant l’erreur de facturation, la facture sera incontestable, immédiatement due et soumise aux frais de retard applicables.

Le présent contrat

Changement de nom de société. En cas de changement de nom de société, vous devez en faire la demande sur votre compte en ligne. Vous ne pourrez demander plus que trois rééditions de facture mentionnant le nom de la nouvelle société. Ces factures ne peuvent être émise que sur les trois dernières périodes de facturation avant la date où la modification a été faite. En fonction des règles en vigueur dans votre pays, des documents complémentaires pourraient vous être demandés afin d’enregistrer la modification.
Information de la société et liste des contacts. Il est de votre responsabilité de mettre à jour en tout temps les informations relatives à votre société ainsi que la liste des contacts dans votre application ou votre compte en ligne. Cela inclut entre autres vos coordonnées téléphoniques, adresses email et toute modification liée à votre société.
Subordination. Le présent contrat est subordonné au bail conclu par COALYO avec le propriétaire ou tout accord avec le propriétaire de l’immeuble dans lequel le centre est situé et à tout autre accord auquel est subordonné l’accord conclu avec le propriétaire.
Utilisation de notre adresse. Notre adresse postale peut être utilisée comme adresse professionnelle/commerciale. Pour l’utiliser également comme adresse légale de votre société, veuillez vérifier auprès de l’équipe du Centre. Le cas échéant et avec notre accord, vous pourrez utiliser notre adresse postale comme adresse légale, afin de domicilier votre entreprise dès lors que vous disposez d’un contrat en cours sur le site et que vous respectez notre réglementation en nous transmettant les documents légaux afin de nous conformer à la réglementation Française en vigueur.
Si vous souhaitez utiliser notre adresse pour héberger le siège social de votre société, des frais additionnels s’appliqueront, veuillez contacter votre équipe commerciale pour confirmer les tarifs de ce service.
Il est de votre responsabilité de supprimer toute référence à notre adresse postale à la fin de votre contrat et d’informer les autorités compétentes. Tout manquement dans un délai de 10 jours avant la fin de votre contrat fera l’objet d’une pénalité de 2 000 € qui vous seront facturés.
Gestion du compte en ligne. Toutes les réservations d’espaces à la journée et de salles de réunion, les copies de votre contrat, les correspondances, et les relevés de votre compte, sont disponibles en ligne via notre site web ou notre application. Ceci est accessible à votre convenance pour gérer votre compte. La gestion administrative de votre contrat peut se faire sur notre site web ou application mobile. Vous pouvez vous connectez sur votre compte en ligne très simplement en allant sur notre site internet et en cliquant sur « connexion » en haut de l’écran.
Toute notification importante faite dans le cadre du Contrat doit être adressée par écrit, l’utilisation de courriel étant acceptée, et ce, afin d’être opposable.
Loi applicable. Seule la loi Française est applicable, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des Tribunaux de Paris.
Domiciliation. En complément de la clause 47 ci-dessus, vous vous engagez à respecter les règles suivantes en cas de domiciliation à l’adresse du centre d’affaire :

Le Client doit immédiatement informer COALYO de tout changement relatif à son activité professionnelle, sa forme juridique ou son objet social, ainsi que de tout changement relatif au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel.

Le Client s’engage à utiliser effectivement et exclusivement, les locaux, soit comme siège de son entreprise, soit si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou représentation. Le Client donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.

En aucune façon COALYO ne saurait être tenu responsable du rejet du Client au moment de son inscription/immatriculation auprès des différents organismes administratifs. COALYO ne procèdera à aucun remboursement des redevances précédemment versées, y compris pour ce motif.

COALYO informera le Greffe du Tribunal de Commerce (ou toute autre institution compétente) de la résiliation du contrat de domiciliation à l’adresse du Centre désigné dès résiliation du Contrat pour quelque cause que ce soit.

Au terme du contrat, et dans le délai d’un mois suivant son expiration pour quelque cause que ce soit, le Client devra produire un certificat de radiation ou de transfert de son siège social. A défaut, la redevance prévue dans le cadre du présent contrat sera exigible à compter de la date d’expiration ou de résiliation jusqu’à notification dudit certificat.

Dans le cadre de l’activité de domiciliation, COALYO est tenu de mettre en oeuvre les obligations de vigilance énoncées aux articles L. 561-2 et suivants du Code monétaire et financier en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Avant d’entrer en relation d’affaires, COALYO doit identifier le client, et le cas échéant le bénéficiaire effectif de l’opération. Dans le suivi de la relation d’affaires, COALYO a l’obligation de mettre à jour sa connaissance du Client, afin de mesurer la cohérence, voir la licéité des opérations effectuées par ce dernier.

Des questionnaires et demandes d’informations pour se conformer à ces obligations seront ainsi régulièrement adressées au Client au cours de la relation contractuelle.

COALYO pourra résilier le Contrat avec effet immédiat sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire si le Client n’adresse pas, dans les délais impartis, les réponses et documents permettant à COALYO de se conformer à son obligation de vigilance ou en cas d’acte de blanchiment ou de terrorisme avéré.

COALYO fournira au Client, à la demande du Client et moyennant une facturation complémentaire, les services additionnels suivants :

Mise à disposition de locaux dotés d’une pièce propre à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise,
Installation des services nécessaires à la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements,

Redevances

Services Standards. La redevance bureau ainsi que les services fixes, récurrents demandés par le Client sont facturés en avance. Lorsqu’un taux journalier s’applique, les frais pour ledit mois seront égaux à 30 fois le montant des frais de base journaliers. Pour une durée inférieure à un mois, les frais seront facturés sur une base journalière. Tous les services seront automatiquement renouvelés au taux de marché en vigueur jusqu’à ce que vous ou nous y mettions fin. Si le client souhaite résilier un service récurrent, il doit simplement le demander à l’équipe opérationnelle du centre. Elle sera à même de retirer le service à compter du prochain mois calendaire suivant votre demande.
Services « à la carte » et autres services complémentaires. Les services à la carte seront facturés au tarif en vigueur, conformément aux tarifs publiés par COALYO qui sont susceptibles de changer à tout moment, sont facturés à chaque fin de mois.
Service de café et thé et d’utilisation des aménagements cuisine. Il permet au Client et à ses visiteurs un accès à un service de café et boissons chaudes. Il sera facturé par occupant. Vous pouvez annuler ce service au moyen de votre compte en ligne.
Internet prioritaire. Ce service offre une vitesse de connexion internet plus rapide pour tous vos équipements informatiques avec un réseau privé dédié. C’est une sécurité supplémentaire pour tous les occupants au travers d’une bande passante prioritaire (utile pendant les pics d’utilisation du réseau partagé). Ce service est facturé par occupant du bureau. Vous pouvez vous désinscrire en envoyant un simple email à contact@coalyo.fr.
Service de réaménagement. Des frais de remise en état d’un montant de 30 euros pour chaque bureau occupé vous seront facturés lors de votre départ ou dans le cas d’un changement de bureaux à votre demande. Nous nous réservons le droit de facturer des frais supplémentaires raisonnables pour toutes les réparations nécessaires au-delà de l’usure normale.
Service de poursuite d’activité. Le service de poursuite d’activité est fourni pendant les trois (3) mois qui suivent le départ du Client du centre (date de fin de contrat), pour couvrir la gestion du courrier, fax, appels et visiteurs. Les prix sont disponibles sur demande.

Descriptif :

COALYO fournira au Client un message préenregistré sur la ligne du Client indiquant le nouveau numéro de téléphone du Client.
Si des visiteurs se présentent à la réception du centre, notre équipe de réceptionnistes professionnels leur fourniront la nouvelle adresse du Client.
Un document précisant les nouveaux contacts du client pourra être transmis aux visiteurs ; COALYO continuera de collecter le courrier et les fax pour assurer la poursuite de la communication. Si le Client décide de transférer courrier et fax à la nouvelle adresse, une offre privilégiée sera proposée au Client, et un mode de règlement par prélèvement automatique sera obligatoire.

Si le service de poursuite d’activité n’a pas été choisi :

Les lignes téléphoniques seront annulées, sans message.
Le courrier sera renvoyé à son expéditeur.
Aucune précision ne sera communiquée aux visiteurs hormis l’information que le Client n’est plus sur le centre.

Frais pour retard de paiement. En cas de retard de paiement, des frais de retard à hauteur de 2,5% par mois, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € hors taxes seront imputés sur chaque facture concernée (en application des articles L441-6 et D441-5 du Code de Commerce). Si votre compte présente un solde débiteur important, des frais de recouvrement supplémentaires peuvent vous être facturés.
Frais pour insuffisance de fonds. Le Client acquittera une pénalité d’un montant de 20 € pour tout moyen de paiement rejeté en raison d’une insuffisance de provision, rejet d’un prélèvement automatique ou carte bancaire refusée.
Facturation des appels téléphoniques. S’il n’y a pas de facturation pour le transfert d’appel vers votre messagerie, ceci ne sera pas le cas pour le transfert d’appel vers un numéro spécifique. La facturation des appels est basée sur le tarif des fournisseurs locaux et varie en fonction de la durée et de la destination, locale, nationale ou internationale de l’appel.
Service de gestion des appels. Le service de gestion des appels n’est pas destiné à être la ligne principale d’une entreprise, le numéro d’une campagne Marketing, d’un centre d’appel ou d’un centre de support téléphonique. Nous nous réservons le droit de facturer un coût additionnel de 1 € par appel, si le flux de vos appels devait dépasser 80 appels par mois.
Dépôt de garantie / Avance. Pour les clients bureaux, le dépôt de garantie est calculé sur la base d’au moins deux fois les frais mensuels les plus élevés pendant la durée du contrat, sauf accord contraire mentionné sur le contrat. Pour les clients espace coworking, le dépôt de garantie est calculé sur la base d’au moins une fois les frais mensuels les plus élevés pendant la durée du contrat sauf conditions particulières mentionnées dans un avenant au contrat. Un complément de dépôt de garantie sera facturé automatiquement afin de correspondre au montant minimum pour chaque produit, recalculé lors d’un renouvellement ou lors d’un changement de bureau. Pour des raisons de sécurité, votre dépôt de garantie vous sera restitué par virement bancaire uniquement.
Chauffage et climatisation (« CVC »). Lorsque le « CVC » est fourni dans le bâtiment et à l’étage, il sera disponible pendant nos heures d’ouverture. Au-delà, toute demande de « CVC » supplémentaire en dehors de nos horaires d’ouverture pourra entrainer des frais additionnels. Veuillez contacter votre équipe communautaire pour plus d’informations.

Responsabilité

Courrier. Vous nous dégagez de toute responsabilité qui pourrait être engagée ou qui pourrait survenir à l’occasion de la réception ou l’envoi de tout courrier ou colis pour votre compte.

Force majeure

Dans le cadre de l’exécution de ce contrat, notre responsabilité ne pourra pas être engagée à votre égard dans l’hypothèse où vous vous trouveriez empêché ou retardé d’exécuter vos obligations contractuelles ou de poursuivre votre activité en raison d’actes, d’événements, d’omissions ou d’accidents échappant à notre contrôle raisonnable, notamment (mais pas de façon exhaustive) en cas de grève, dysfonctionnement dans l’approvisionnement de services tels que le téléphone, l’eau, l’électricité, etc. ou des transports en commun, catastrophe naturelle, guerre, émeute, trouble ou insurrection civils, dommage intentionnel, décès ou obligation de mise en quarantaine en application de tout ordre, règle, réglementation ou instruction légale ou gouvernementale, accident, incendie, inondation, tempête ou manquement de ses fournisseurs ou de ses sous-traitants. Nos obligations contractuelles seront alors suspendues durant toute la période nécessaire à ce qu’un tel cas de force majeure disparaisse. Nous vous informerons de la survenance d’un tel cas de force majeure aussitôt qu’il en sera raisonnablement possible et proposerons des bureaux alternatifs (sous réserve de disponibilité) dans le même Centre d’affaires ou dans un autre Centre d’affaires ayant des disponibilités.

Politique en matière informatique et technologique

Introduction
Cette Politique s’applique partout où vous souhaitez utiliser les services et les équipements de télécommunication et internet de COALYO.
En tant que fournisseur de services en aval, COALYO s’engage à fournir une connexion internet personnalisée, gérée et protégée par un pare-feu.
Le service internet de COALYO offre au Client une connexion internet lui permettant de poursuivre ses activités de façon régulière tel que naviguer sur le Web, envoyer et recevoir des communications électroniques et accéder à des applications métier ainsi qu’à du contenu similaire.
Notre internet et de nos télécommunications
Contenu. Le Client accepte que COALYO n’assure aucun contrôle du contenu des informations transmises via les lignes et les équipements de télécommunication de COALYO, ce qui inclut, mais sans s’y restreindre, l’accès à internet, ainsi que les lignes de téléphone, de fax et de données (« Lignes de télécommunication »). Le Client reconnaît également que COALYO ne représente qu’un simple canal dans le cadre des transmissions Internet du Client, tout comme un opérateur téléphonique, et que COALYO décline toute responsabilité concernant le contenu transmis par le Client.

Restrictions. Le service internet de COALYO doit être uniquement utilisé conformément à la législation et son utilisation ne devra en aucun cas enfreindre les lois pénales ou civiles du droit national, fédéral ou international ni toute autre exigence gouvernementale. De telles violations incluent, de façon non exhaustive, le vol ou la violation des droits d’auteur, des marques commerciales, des secrets commerciaux ou tout autre type de propriété intellectuelle ; la fraude ; la contrefaçon ; le vol ou le détournement de fonds, de cartes de crédit ou de données personnelles ; les infractions aux législations et aux réglementations propres au contrôle des exportations ; la calomnie ou la diffamation ; les menaces d’atteinte physique ou de harcèlement ; ou toute autre conduite constituant une infraction pénale ou entraînant une responsabilité civile. Le Client s’engage à assurer la sécurité et la protection de base de ses systèmes contre les virus afin d’empêcher toute utilisation par autrui non conforme au Contrat de service. Le Client est tenu de prendre les mesures correctives qui s’imposent sur les systèmes comportant des faiblesses ou dont il est facile de tirer avantage dans le but d’empêcher toute utilisation abusive régulière.

Vous ne pouvez installer des équipements qui sont susceptibles d’interférer ou de perturber de nos propres équipements ou de ceux des autres clients ; le cas échéant, cela constituerait un motif d’entrave au règlement intérieur.

Nous ne serions être tenus responsables pour tout document ou données personnelles appartenant à un client ou à un tiers laissé sur le photocopieur du centre ou visible sur le réseau.

Accès internet de COALYO – Facturation par utilisateur. COALYO accorde au Client un accès à son service internet sur la base d’une facturation par utilisateur.

Violation de la sécurité. Le Client n’est pas autorisé à enfreindre la sécurité des systèmes ou du réseau. Le service internet de COALYO ne peut pas être utilisé dans le but d’effectuer des tentatives de violation, réussies ou non, de la sécurité d’un réseau, d’un service ou de tout autre système. Parmi les activités interdites, figurent, de manière non exhaustive, les tentatives suivantes : piratage, pénétration, espionnage ou utilisation de systèmes sans autorisation ; balayage de ports ; attaques par déni des services et diffusion de virus ou de tout autre logiciel malveillant. COALYO se réserve le droit de suspendre l’accès Internet dès réception de l’avis constatant un tel abus de la part d’une autorité Internet ou d’un fournisseur d’accès à Internet. COALYO peut déconnecter l’équipement du Client et suspendre les services si la société estime que le matériel ou les logiciels du Client ne sont pas ou plus appropriés à une connexion au réseau de COALYO. Le Client est tenu de veiller à sa propre protection contre les virus et logiciels malveillants sur ses systèmes et l’ensemble de son parc matériel.

Les services internet de COALYO sont uniquement disponibles sur les sites de COALYO et la connexion au réseau de COALYO n’est autorisée que sur ces sites ou par l’intermédiaire des services fournis par COALYO. Le Client n’est pas autorisé à créer des liaisons entre le réseau de COALYO et tout autre réseau ou service de télécommunication sans le consentement de COALYO.

Révisions de la présente Politique. COALYO se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment, avec ou sans préavis.

Décharge de responsabilité pour les produits tiers. Dans le cadre de ses services au Client, COALYO est susceptible de fournir un accès internet ainsi que du matériel et des logiciels tiers (« Services tiers »). COALYO décline toute responsabilité, y compris toute garantie explicite ou implicite, orale ou écrite, pour de tels services tiers. Le Client reconnaît qu’aucune déclaration n’a été faite par COALYO quant à la nature appropriée ou non des services tiers fournis au client.

Décharge de responsabilité pour l’équipement du Client. L’ensemble de l’équipement du client installé dans la pièce de COALYO réservée aux télécommunications est entreposé aux risques du client. COALYO décline toute responsabilité pour ce matériel et ne saurait être tenue responsable de toute perte ou tout dommage subi par ce matériel.

Décharge concernant les dommages indirects découlant de la perte du service. COALYO ne fournit aucun contrat de niveau de service au Client concernant la prestation ou la perte de service dans le cadre de ses services Internet. COALYO ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, notamment la perte de profits découlant ou résultant de la perte de service ou de la dégradation de la connectivité/l’accès à internet stipulé dans le Contrat de service, même si l’autre partie a été informée de la possibilité de tels dommages. Cette disposition s’appliquera, dans les limites autorisées par la loi, indépendamment de la négligence ou de la faute de l’une ou l’autre des parties.

Utilisation d’emplacements de parking

Le Client sera tenu des obligations principales suivantes :
- Ne laisser aucun véhicule en stationnement dans les passages communs, ni déposer des marchandises ou objets quelconques dans lesdits passages, qui seraient susceptibles de gêner la circulation ;
- N’user de l’emplacement mis à disposition que pour l’usage auquel il est destiné et n’y apporter aucune modification (en toute hypothèse, la mise à disposition d’emplacement(s) de parking est à usage strictement civil ou privé à l’exclusion de tout usage commercial ou artisanal de quelque nature que ce soit) ;
- Renoncer à tous recours qu’il pourrait être fondé à exercer en cas d’incendie ou d’explosion, en vertu de l’article 1386 du code civil ou autre dispositions légales, contre COALYO ;
- Entretenir en bon état l’emplacement et le rendre en bon état ;
- En cas de sinistres ou de dégradations engageant sa responsabilité, il devra, sans délai, procéder à la remise en état des lieux détériorés ;
- Informer immédiatement COALYO de tous sinistres et dégradations se produisant dans les lieux mis à disposition, même s’il n’en résulte aucun dommage apparent ;
- Ne pas transformer les lieux mis à disposition, COALYO pouvant, si le Client a méconnu cette obligation, exiger la remise en état des lieux, aux frais du Client, à tout moment et au plus tard au départ du Client ;
- N’user de l’emplacement mis à disposition que pour garer un véhicule automobile de tourisme, hors GPL ;
- Se conformer, en outre, aux règlements en vigueur relatifs aux garages d’automobiles. Le Client reconnaît qu’il est interdit d’avoir un dépôt d’essence ou de tous produits solides ou liquides pouvant provoquer un incendie ;
- Assurer son véhicule contre l’incendie, les explosions et le vol ainsi que les risques de recours en contractant avec une compagnie d’assurance notoirement solvable et justifier du paiement des primes à toutes réquisitions de COALYO ;
- N’entreposer aucun objet de quelque nature que ce soit sur l’emplacement concerné.
En toute hypothèse, la mise à disposition d’emplacement de parking est faite à titre personnel, elle ne peut être cédée, sous-louée ou transférée par quelque moyen que ce soit. Aucun transfert du droit d’occupation du Client ne pourra être opposable à COALYO.